Легализация документов, выданных на территории Российской Федерации или СССР в период его существования, для их использования на территории КНР
Необходимость в подготовке документов возникает практически всегда, когда ваши взаимоотношения с иностранным государством, в частности с Китайской Народной Республикой, заходят чуть дальше обычной туристической поездки с целью отдыха и осмотра достопримечательностей. Планируете ли вы покупку недвижимости, учреждение юридического лица или открытие представительства вашей компании, переезд на постоянное место жительства, временный переезд для продолжения образования и так далее – во всех этих случаях от вас так или иначе потребуется представлять определенные документы в официальные органы КНР, а для этого они должны быть специальным образом подготовлены. И далеко не всегда такой процесс подготовки так прост, каким может показаться на первый взгляд.
В данной статье мы кратко расскажем о том как правильно подготовить документы, выданные или оформленные на территории Российской Федерации или СССР в период его существования, для их представления в официальные органы КНР. Перво-наперво определимся с терминологией – называется такая процедура легализацией документов.
Легализация документов
Итак, легализация документа – это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.
Важно подчеркнуть, что легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен. Связано это с тем, что легализация подразумевает подтверждение соответствия документа законодательству страны выдачи, а также подтверждение полномочий и подлинности подписи лица, выдавшего или удостоверившего документ, а сделать это на территории другого государства невозможно. В нашем случае это означает, что российские документы можно легализовать только в России.
В целом существует два основных вида легализации документов – проставление штампа «Апостиль» и консульская легализация. Рассмотрим их подробнее.
Апостиль
Проставление штампа «Апостиль» (иногда данную процедуру также называют «упрощенная легализация» или «апостилирование») применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации – проставление штампа «Апостиль». Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.
Хотя Китайская Народная Республика и не является участником вышеуказанной конвенции, тем не менее, в случае подготовки документов для их представления в официальные органы специальных административных районов Гонконг и Макао (являющихся самостоятельными участниками Гаагской конвенции) используется именно процедура апостилирования.
Как правило, осуществляется апостилирование нотариально удостоверенных копий документов, однако для некоторых видов документов допускается апостилирование и оригиналов – это распространяется на документы, выданные органами ЗАГС, а также на документы об образовании. Выбор варианта в каждом конкретном случае зависит от требований официального органа, в который документ впоследствии будет передан.
При этом апостилирование нотариально удостоверенных документов осуществляется органами Федеральной регистрационной службы РФ по территориальному принципу – документы, оформленные нотариусами определенного субъекта федерации, могут быть апостилированы только в управлении Федеральной регистрационной службы такого субъекта федерации. Как правило, продолжительность данной процедуры составляет от 3 до 10 дней в зависимости от региона.
Проставление же штампа «Апостиль» на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации или на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание – документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).
И наоборот, проставление штампа «Апостиль» на оригиналы документов, выданных органами ЗАГС, осуществляется по территориальному принципу – документы, выданные органами ЗАГС определенного субъекта федерации апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого субъекта федерации.
Сроки проставления штампа «Апостиль» на оригиналы образовательных документов различаются в зависимости от типа легализуемого документа, однако, максимальный срок, как правило, не превышает 30 рабочих дней. Сроки же легализации в органах ЗАГС различаются в зависимости от региона, но обычно составляют не более 10 рабочих дней.
Во всех остальных случаях (за исключением специальных административных районов Гонконг и Макао) для подготовки документов в КНР потребуется консульская легализация.
Консульская легализация
Это более сложная процедура, включающая в себя следующие три этапа:
- Удостоверение документа в органах Федеральной регистрационной службы РФ
- Удостоверение документа в органах Министерства иностранных дел РФ
- Удостоверение документа в консульстве КНР на территории России
Только после прохождения всех трех вышеуказанных этапов и появления на документе отметок всех трех инстанций документ полностью готов для представления в официальные органы Китайской Народной Республики.
В большинстве случаев осуществляется консульская легализация копий документов, удостоверенных нотариально (это могут быть копии личных документов – свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц – уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или оригиналов документов, оформленных у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.). В исключительных случаях может быть осуществлена легализация оригиналов образовательных документов и документов, выданных органами ЗАГС.
В отличие от апостилирования консульская легализация может быть осуществлена только в Москве и на легализацию принимаются документы, удостоверенные любым нотариусом Российской Федерации независимо от региона, в котором он осуществляет свою деятельность. Необходимо также учесть, что обязательным требованием консульства КНР является наличие нотариально удостоверенного перевода документа на китайский язык.
Для наглядности рассмотрим процедуру легализации документа на следующем примере — вам необходимо легализовать свидетельство о регистрации российского юридического лица для его отправки и представления в официальные органы КНР. В этом случае последовательность действий такова:
- у любого нотариуса Российской Федерации вы заверяете копию с документа (обратите внимание на то, что копия для легализации должна быть выполнена не просто копированием документа, а путем набора текста документа), затем
- текст такой заверенной копии полностью переводится на китайский язык, затем
- такой перевод на китайский язык удостоверяется нотариально – для этого нотариально заверенная копия документа сшивается с ее переводом на китайский язык, а дипломированный переводчик китайского языка, обратившись к любому нотариусу Российской Федерации, в его присутствии подписывает перевод на последней странице такой сшивки. После этого нотариус проставляет свою удостоверительную надпись, подпись и печать, затем
- документ передается в управление по контролю в сфере адвокатуры и нотариата Федеральной регистрационной службы Российской Федерации (г. Москва) для начала процедуры легализации, затем
- документ передается в консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации (г. Москва) для продолжения процедуры легализации, затем
- документ передается в консульство КНР в Москве для завершения процесса легализации. (К сожалению, несмотря на наличие консульских отделов КНР в нескольких городах России, практика сложилась таким образом, что легализация документов осуществляется только консульским отделом КНР в г. Москве).
Продолжительность полного процесса легализации во всех трех инстанциях обычно составляет в сумме около 20 рабочих дней. Стоимость первых двух этапов (ФРС + МИД), как правило, фиксирована, но стоимость услуг консульства может колебаться и зависит от типа легализуемого документа — ее желательно уточнять в каждом конкретном случае отдельно.
Как было указано выше, легализация документа может быть осуществлена на территории только того государства, где он был выдан. Однако это не означает, что поездка в Москву неизбежна. Согласно действующим правилам для легализации документа не требуется присутствия лица, чей документ передается в государственный орган на легализацию, поэтому вы всегда можете воспользоваться услугами специализированных агентств, оказывающих подобные услуги на территории Российской Федерации. Некоторые из них работают и удаленно — ваши документы будут легализованы в Москве, но вы потратите время только на отправку и получение документа по почте и оплату услуг такой компании.
Также следует упомянуть, что согласно ст. 29 Договора между РФ и КНР о правовой помощи по гражданским и уголовным делам (подписан в г. Пекине 19.06.1992) документы (используемые в рамках отношений, регулируемых данным договором) которые составлены или засвидетельствованы судом или другим компетентным учреждением одной Договаривающейся Стороны, действительны при наличии подписи и официальной печати. В таком виде они могут приниматься судом или другим компетентным учреждением другой Договаривающейся Стороны без легализации.
Для получения более подробной информации по вопросам легализации документов вы можете обратиться в соответствующие государственные органы Российской Федерации, а также в специализированные агентства, оказывающие подобные услуги. Наша компания готова порекомендовать своих партнеров, расположенных в Москве и осуществляющих оказание услуг по легализации документов для КНР.
Консалтинговая группа «Окно в Китай» оказывает услуги по легализации документов для дальнейшего использования на территории КНР.