Банки, гос.органы, контрагенты и любые другие заинтересованные лица могут запросить у Вашей компании те или иные корпоративные документы для работы: для открытия банковского счёта или для ежегодного продления контракта с банком, для открытия дочерней компании, для заключения крупной сделки и т. д.
Иногда документы требуются просто в оригинале, в этом случае Вы можете передать оригинал на время или принести на встречу с банком или контрагентом для снятия копии, копия заверяется запрашивающей стороной. Важно отметить, что часть документов гонконгской компании оформляется в виде «оригинальных копий» — это документы Реестра, оригинал которых хранится в Реестре и не выдаётся компании, но при оформлении выдаётся второй экземпляр с отметкой «копия», либо печатается набор таких копий – в случае Устава.
Если кто-либо запрашивает у Вашей компании не оригиналы, а заверенные копии документов, то в первую очередь Вам необходимо получить от запрашивающей стороны ответы на два вопроса: (1) конкретный список документов по пунктам и (2) вид заверения. Вид заверения зависит только от запрашивающей стороны. Так, например, банки в Гонконге принимают заверение аудиторов и не принимают нотариальное заверение российских нотариусов. Гос.органы России при покупке доли российской компании вероятнее всего запросят документы в Апостиле, а Материковый Китай не принимает Апостиль и запросит специальную форму легализации через уполномоченного клерка. Список также зависит от целей принимающей стороны – что необходимо подтвердить документами. Иногда в списке могут быть перечислены не документы по названиям, а именно информация для подтверждения, например: дата регистрации, юридический адрес, состав директоров, полномочия директоров, дата назначения директора и т. д.
Гонконгский офис компании «ОКНО В КИТАЙ» может предложить широкий спектр услуг по заверению документов гонконгских компаний.
Формы заверения корпоративных документов в Гонконге.
- Заверение аудиторами (Certified Public Accountants, CPA). Такое заверение повсеместно принимается в Гонконге, также заверение CPA принимают некоторые европейские банки.
- Нотариальное заверение. Стандартная форма заверения. Если документов несколько, то они сшиваются в один комплект и проводится заверение в сшивке. Нотариусу для работы необходимы оригиналы документов. Иногда требуется не заверение подлинности копии, а заверение подлинности подписи – в этом случае лицу, подписывающему документ (директору компании) необходимо приехать в Гонконг для визита к нотариусу.
- Заверение Реестром. Такие копии часто принимают контрагенты, а также некоторые банки. Для судов и гос.органов вне Гонконга заверение Реестра чаще всего не подходит. Копии документов, хранящихся в Реестре, могут быть получены из Реестра напрямую, высылать оригинал в Гонконг нет необходимости. Документы заверяются только по отдельности, и не сшиваются. Важно отметить, что в Реестре не хранятся резолюции, сертификаты акций, передаточные акты, трастовые декларации. Для этих документов необходимо проводить заверение через нотариуса или CPA.
- Апостиль. Самый распространённый вариант для использования документов вне страны выпуска – это апостилированные документы. Апостиль подтверждает полномочия заверителя, то есть документ передаётся на апостилирование после заверения у нотариуса или в Реестре. Апостиль не подтверждает содержание и верность копии самого документа. Данный вид заверения выпускается и принимается в странах-участниках Гаагской конвенции 1961 года, в частности в Гонконге, на БВО, в России, в Украине. Не выпускается и не принимается в странах, не присоединившихся к конвенции, в частности в Китае, в Сингапуре, в ОАЭ.
- Консульская легализация. В странах, не присоединившихся к Гаагской конвенции, для использования документов вне страны выпуска требуется консульская легализация. Требования к документам, сроки, стоимость могут существенно отличаться для каждой страны, поэтому условия легализации необходимо уточнять дополнительно.
- Заверение копий документов гонконгской компании клерком, уполномоченным Китаем на заверение документов в Гонконге (China Appointed Attesting Officer) и удостоверение компанией China Legal Services (Hong Kong) Limited. Материковый Китай не является участником Конвенции об Апостиле и не принимает апостилированные документы. При этом Гонконг является Специальным Административным Районом, по сути – отдельной юрисдикцией, поэтому для регистрации представительства или учреждения дочерней компании на территории Материкового Китая необходимо предоставить легализованные документы. Для Гонконга применяется специальный вид заверения у уполномоченного клерка. Данный вид заверения имеет свои особенности, процедура обычно существенно сложнее, чем нотариальное заверение и зависит от состава документов. Детали процедуры, сроки и стоимость необходимо уточнять для каждого случая в отдельности.
Стоимость услуг по заверению корпоративных документов в Гонконге.
По вопросам легализации документов в Гонконге, пожалуйста, обращайтесь к специалистам нашего гонконгского офиса.